Layout of Business English Letter
- Letterhead Terletak pada bagian paling atas surat. Berisi informasi tentang perusahaan, misalnya nama perusahaan, alamat perusahaan, dan email perusahaan. Bagian ini juga dapat disertakan gambar ilustrasi atau logo perusahaan.
- Date of the letter Bagian ini menunjukkan kapan surat ini dibuat. Pada contoh diatas tanggal terletak pada bagian kiri atas, namun ada juga yang meletakkannya di bagian kanan atas.
- Address Diletakkan di sebelah kiri atas, beberapa baris setelah tanggal , namun ada juga yang meletakkannya langsung di bagian bawah tanggal
- Greeting Salam pembuka pada business english letter bervariasi tergantung dari keadaannya, seperti "Dear Ms" atau "Dear Mr", atau "Dear Ms or Mr"(jika jenis kelamin tidak diketahui) atau "Dear Mr.Eka", atau "Dear Ms Sato", dan lainnya. Pengunaan nama pada salam hanya digunakan jika penulis tahu nama orang yang akan menerimanya.
- References Jika digunakan pada surat, referensi memudahkan pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau pengarsipan terhadap percakapan yang sebelumnya.
- The Body Pesan yang tertulis dalam isi surat haruslah jelas dan langsung pada inti percakapan yang ingin dibahas, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti penerima. Pengunaan bahasa sehari-hari harus dihindari, dan sedikit mungkin pengunaan "commercial expression".
- Closing Expression "Yours Truly" adalah kata yang di gunakan pada bagian ini, kata ini hanya digunakan jika pada salam pembuka menggunakan "Mr" atau "Ms" dan menggunakan nama penerima. Jika tidak menggunakan nama, maka digunakan kata "Yours Faithfully". Sudah tradisi, pada akhir kata ditutup dengan tanda koma, tapi sekarang ini sudah diperbolehkan untuk menghilangkan tanda koma.
- The Writer's Designation Penting bagi penulis untuk menuliskan jabatan penulis dalam perusahaan di bawah tanda signature agar penerima mengetahui bahwa penulis merupakan orang yang berwenang untuk mengirimkan pesan dalam surat tersebut.
Form and Style of Business
English Letter
1.
Indented style
Gaya indentasi adalah surat
formulir di mana surat yang ditujukan untuk sebuah paragraf dalam formasi bawah
garis berbentuk tangga. Bentuk Dent biasanya memiliki paragraf paragraf
melengkung sehingga tidak terlihat rapi tapi tampaknya terstruktur, terutama
pada surat yang mengarahkan pembentukan paragraf seperti menuruni tangga.
2.
Block style
Style ini sangat sering
digunakan. Pada format ini semua paragraf rata kiri, jarak baris satu spasi dan
setiap paragraf dipisah oleh jarak dua spasi.
3.
Modified block style
Salah satu format yang juga
sering digunakan. Pada format ini, isi dari surat, alamat pengirim dan penerima
rata kiri dan antar baris berjarak satu spasi. Tetapi tanggal dan bagian
penutup rata tengah.
4.
Semi block style
Semi-blok gaya ini ditandai
dengan bagian-bagian tertentu dari surat. Hal ini biasanya header, di mana Anda
meletakkan nama dan alamat Anda. Juga, termasuk tanggal dan garis tanda tangan
di bagian bawah surat. Kedua elemen harus sejajar dengan satu sama lain,
meskipun mereka menyeimbangi dari sisa surat itu.
5.
Hanging Style
Format ini mirip dengan Semi
Block Style. Perbedaan yang paling mencolok adalah baris kedua dan seterusnya
dari setiap paragraf yang terindentasi, kecuali baris pertama yang sama sekali
tidak teridentasi. Jarak identasi kurang lebih sebesar 1,5 cm.
